LATARBELAKANG BAHAGIAN

Bahagian Akaun MPIC ditubuhkan pada 1 Oktober 2013 adalah selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil.4/2013 Perlaksanaan Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan berikutan dengan pelaksanaan Transformasi Perakaunan Tunai Ubah Suai kepada Perakaunan Akruan.

OBJEKTIF BAHAGIAN

 Objektif Bahagian Akaun :

• Membantu pengurusan atasan membuat keputusan bagi menambahbaik prestasi Kementerian melalui penggunaan sumber kewangan secara optimum
• Memberikan perkhidmatan perakaunan dan kewangan, perundingan serta khidmat nasihat yang berkualiti dan memenuhi ekpektasi pelanggan
• Memastikan ketepatan maklumat kewangan kementerian dan seterusnya meningkatkan integriti maklumat Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan
• Mengurangkan risiko penyelewengan dan kehilangan wang awam

VISI DAN MISI BAHAGIAN

 Visi 

• Peneraju kecemerlangan dalam pengurusan perakaunan dan kewangan sektor awam yang mematuhi piawaian perakaunan Malaysia dan Antarabangsa.

Misi

• Menyediakan perkhidmatan pengurusan perakaunan dan kewangan yang terbaik serta memenuhi keperluan pihak berkepentingan dan kehendak pelanggan.

PERANAN DAN FUNGSI BAHAGIAN

Peranan

• Bertanggungjawab sebagai Pejabat Perakaunan kepada Kementerian.

Fungsi

• Menguruskan semua pembayaran bagi vot Mengurus, Pembangunan dan Amanah
• Menyemak dan mengurus pembayaran gaji kakitangan
• Menguruskan Akaun Terimaan dan menyemak dokumen terimaan bagi Pejabat Pemungut
• Menyediakan Laporan Akaun Bulanan dan Tahunan  kepada pihak berkepentingan termasuk pengurusan atasan, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
• Memberi  latihan dan khidmat nasihat berkaitan pengurusan kewangan dan perakaunan
• Mengumpul dan menganalisis maklumat kewangan bagi mengesyorkan penggunaan sumber dan prosedur yang berkesan dan memberi cadangan strategik.

CARTA ORGANISASI

KPI DAN PENCAPAIAN

1.   Penyata Kewangan Kementerian

Penyata Kewangan Kementerian Asas Akruan disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) dan Pegawai Pengawal pada setiap bulan. Penyediaan penyata ini adalah berdasarkan format yang ditetapkan oleh JANM yang mengandungi lima (5) komponen:

2.   Pengurusan Bayaran

KPI bagi melaksanakan larian bayaran di dalam sistem iGFMAS adalah 3 hari bekerja dari tarikh baucar diluluskan. Bagi tempoh Januari hingga Disember 2022, sebanyak 3,006 baucar telah diterima untuk diproses ke bank berjumlah  RM 338,058,545.21

3.   Pengurusan Gaji

Dengan pelaksanaan Sistem iGFMAS pada tahun 2018, modul pembayaran gaji telah berintegrasi dan boleh dikunci masuk oleh PTJ. Bahagian Akaun bertanggungjawab untuk membuat larian bayaran gaji mengikut tarikh yang telah ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Bagi tahun 2022, sejumlah RM21,364,333.14 pembayaran gaji telah dilaksanakan.

4.   Pengumpulan Data dan Migrasi Data Baki Awal

 Aktiviti pengumpulan data baki awal aset dan liabiliti merupakan satu proses permulaan bagi pelaksanaan perakaunan akruan. Ia melibatkan komponen Penyata Kedudukan Kewangan dan akan dimigrasi sebagai data baki awal bagi Aset Tak Alih, Aset Alih, Aset Dalam Pembinaan, Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar.

Setiap data yang menepati tafsiran MPSAS akan dikumpul oleh Bahagian Akaun dan dihantar kepada Unit Audit Dalam (UAD) Kementerian untuk diverifikasi. Hasil dari Verifikasi tersebut seterusnya diserahkan kepada Jabatan Akauntan Negara untuk tindakan migrasi. Data yang disahkan tepat akan ditandatangani (sign-off) oleh pegawai Bahagian Akaun yang terlibat sebelum dimuatnaik sebagai data baki awal.

Berikut adalah senarai aset dan liabiliti yang berjaya dimuatnaik sebagai data baki awal di dalam Penyata Kedudukan Kewangan Kementerian sehingga tahun 2022.

5.   Pelaksanaan Naziran

1. SKOP BELANJA

Naziran bagi skop Belanja telah dijalankan pada 2 hingga 23 Mac 2023 di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP). Objektif naziran adalah untuk mengenal pasti isu dan masalah yang mungkin berlaku setelah Pusat Tanggungjawab (PTJ) melaksanakan proses pembayaran mengikut tatacara pengurusan kewangan yang berkuatkuasa. Ia juga bertujuan memberi khidmat nasihat serta panduan mengenai pengurusan Liabiliti/ Ekuti/ Hasil/ Belanja kepada PTJ dan seterusnya memastikan tindakan susulan diambil oleh PTJ ke atas penemuan naziran seperti yang disyorkan dalam Laporan Naziran.

Penilaian telah dijalankan dengan menggunakan Risk Control Matrix (RCM) bagi mengenal pasti setiap proses kerja dipatuhi berdasarkan peraturan kewangan yang telah ditetapkan. Pendekatan Risk Based Auditing (RBA) digunakan untuk menilai tahap pematuhan proses kerja di PTJ. Semakan dibuat ke atas dokumen-dokumen yang berkaitan di samping temu bual dengan pegawai bagi mendapatkan maklumat yang tepat dan gambaran yang sebenar sesuatu perkara semasa naziran dilaksanakan. Jadual matriks kebarangkalian dan impak digunakan sebagai medium untuk menentukan tahap risiko sesuatu proses kerja dan impak terhadap kawalan dalaman yang dilaksanakan.

Secara keseluruhannya, berdasarkan kepada metodologi naziran iaitu semakan terhadap 193 sampel dokumen kewangan bagi tempoh Januari hingga Disember 2022, temu ramah/ perbincangan bersama pegawai-pegawai dan pemerhatian ke atas proses kerja pegawai kewangan, tahap pengurusan perbelanjaan di BKPP adalah BAIK. Beberapa penemuan dan pemerhatian naziran telah dibentangkan kepada pihak pengurusan BKPP semasa mesyuarat penutup naziran pada 5 April 2023. Pihak pengurusan BKPP telah mengambil maklum dan membuat penambahbaikan berdasarkan kepada pengesyoran laporan naziran serta mengemukakan maklum balas naziran dalam tempoh yang ditetapkan iaitu (14 hari selepas mesyuarat penutup).

1. SKOP ASET

Naziran bagi skop aset telah dijalankan pada 21 hingga 25 Ogos 2023 di BKPP. Objektif naziran adalah untuk mengkaji, memeriksa dan menilai prosedur pematuhan perakaunan akruan bagi skop aset oleh PTJ bagi tujuan kawalan dalaman dan pematuhan di KPK. Ia juga bertujuan untuk memberi khidmat nasihat serta panduan mengenai pengurusan perakaunan akruan aset di PTJ.

Secara keseluruhannya, berdasarkan kepada metodologi naziran iaitu semakan terhadap keseluruhan sampel dokumen kewangan yang melibatkan aset di KPK bagi tempoh Januari hingga Disember 2022, temu ramah/ perbincangan bersama pegawai-pegawai dan pemerhatian ke atas proses kerja pegawai kewangan, tahap pengurusan aset berdasarkan pematuhan perakaunan akruan di BKPP adalah BAIK. Beberapa penemuan dan pemerhatian naziran telah dibentangkan kepada pihak pengurusan BKPP semasa mesyuarat penutup naziran pada 25 Oktober 2023. Pihak pengurusan BKPP telah mengambil maklum dan membuat penambahbaikan berdasarkan kepada pengesyoran laporan naziran serta mengemukakan maklumbalas naziran dalam tempoh yang ditetapkan (14 hari selepas mesyuarat penutup).

6.   Penganjuran Latihan / Kursus Kewangan dan Perakaunan

Bagi memastikan pegawai perakaunan di KPK dan agensi-agensi di bawah KPK sentiasa didedahkan dengan peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa dan pindaan terkini, BA  telah merancang beberapa siri kursus dan bengkel kewangan dan perakaunan akruan sepanjang tahun 2023. Antaranya adalah seperti berikut:

7.   Pengurusan Capaian Pengguna

Pengurusan Capaian Pengguna Sistem iGFMAS adalah bertujuan menguruskan pewujudan ID pengguna baharu dan penetapan capaian peranan (kemaskini/ hapus).  Capaian peranan pengguna  akan diujud atau dikemaskini berdasarkan Penetapan kuasa dan tugas Pegawai Pengawal kepada Pegawai Perakaunan di bawah kawalannya selaras dengan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2018 (SPANM 6/2018) yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Dua orang Pentadbir  dari Bahagian Akaun telah dilantik sebagai Local Admin (LA) bagi menguruskan aktiviti ini. Sehingga Oktober 2023 , sebanyak 55 permohonan capaian pengguna telah diproses.

8.   Pengurusan Aduan / Pertanyaan Melalui iGFMAS Servis Desk

Pengurusan aduan/ pertanyaan bagi sistem iGFMAS adalah dibuat melalui iGFMAS Servis Desk di portal iGFMAS dan merupakan aplikasi berasaskan web. Aduan yang dilaporkan dinamakan sebagai insiden dan nombor insiden akan dijana secara automatik sebagai rujukan aduan.

Sepanjang tempoh Januari hingga Oktober 2023, sebanyak 55 insiden telah diterima daripada End User (PTJ) dan Pejabat Perakaunan (AO). Daripada jumlah tersebut, 39 insiden telah dipanjangkan kepada Ibu Pejabat JANM untuk tindakan lanjut manakala selebihnya diselesaikan di peringkat BA.

9.   Pelaksanaan Perakaunan Pengurusan

Perakaunan Pengurusan berperanan dalam mengumpul dan menganalisis maklumat kewangan bagi mengesyorkan penggunaan sumber dan prosedur yang berkesan dan memberi cadangan strategik.

Tahun 2020 adalah merupakan satu penanda aras kepada pelaksanaan perakaunan pengurusan.  Jabatan Akauntan Negara Malaysia telah melaksanakan satu inisiatif baharu dalam pengurusan wang awam dengan memperkenalkan Strategic  Management Accounting and Reporting (SMARt).

SMARt merupakan satu mekanisme berstruktur yang mengenalpasti, mengukur, menganalisis, mentafsir dan menyampaikan maklumat kewangan dan bukan kewangan secara komprehensif kepada pembuat keputusan.

SMARt menggunakan pendekatan dari bawah ke atas (bottom-up approach) yang merangkumi setiap peringkat Kementerian meliputi Bahagian, Jabatan dan PTJ. Empat elemen utama SMARt ialah Analisis Penyata Kewangan dan Penilaian Risiko, Pengkosan, Pengukuran Prestasi dan Analisis Sumber.

Pelaksanaan elemen pengkosan memerlukan setiap Kementerian menggunakan sistem MyCost. Di dalam MyCost terdapat modul PTJ Based Costing bagi pengkosan peringkat PTJ, modul Outcome Based Costing bagi pengkosan peringkat Kementerian. Manakala Microcosting adalah modul pengkosan bagi sesuatu projek/aktiviti tertentu.